Kuluefektiivne juhtimine organisatsioonis nõuab tööprotsesside ja –tulemuste: aeg, raha (kulutused kasutatud ressurssidele), kvaliteet ja tulu ning efektiivsus näitajate kirjeldamist. Efektiivsust mõõdetakse konkreetse toote või teenuse pakkumiseks tekitatud kulu ja saadud tulu kroonide suhtarvuna. Tuludest kulu maha arvutades saame kasumi. Kuluefektiivse organisatsiooni juhtimise eesmärk on kasumi suurendamine, mitte kulude vähendamine. Kõik kulud mis on tulude ja kasumi teenimiseks, säilitamiseks ja suurendamiseks vajalikud, tuleb teha ja on põhjendatud. Kulude kokkuhoid ei saa olla omaette eesmärk, selle lõpptulemuseks on organisatsiooni tegevuse lõpp. Organisatsiooni areng põhineb alati põhjendatud kulude tegemisel. Praeguses turusituatsioonis ja tänases organisatsioonis peaks kuluefektiivne juhtimine keskenduma eelkõige aja- ja püsikulude juhtimisele, lisaks väiksemat tähtsust omavatele muutuvkuludele, mis on tingitud töötellimuste arvust, selle suurenemisest või vähenemisest.
Suurema osa kulutustest organisatsioonis moodustavad püsikulud ning tekivad ajas, seetõttu annab ka suurima efekti püsikulude ja tegevusteks kuluva aja optimeerimine, et tagada organisatsiooni tegevuse jätkusuutlikus ja kõrge kasumlikus. Näitena võib tuua tootmisettevõttes püsikulude osakaalu vähendamiseks tuludes, seega kasumi suurendamiseks, töö kolmes vahetuses, või näiteks otsus ala kasutusega, ebakvaliteetsed, ajakulukad ressursid maha müüa ning osta teistelt pakkujatelt sama teenusena sisse parema kvaliteedi, ressursikulu ja tulu suhtega. Teises järgus annavad olulist efekti kommunikatsiooni kulude ja logistiliste kulude optimeerimine. On mitmeid organisatsioone kus ainuüksi kommunikatsiooni ja logistika valdkondade kulude optimeerimise kaudu on saavutatud 30 – 40 % kulude kokkuhoid sama tulutaseme säilimise korral. Küllaltki avarad võimalused on täna turunduskulude optimeerimises. Turunduskulude optimeerimiseks saab ära kasutada IT põhiseid tasuta kommunikatsiooni- ja reklaami võimalusi, seda organisatsiooni nii sise- kui välisturunduseks. Hea tulemuse kuluefektiivsuse seisukohalt annab vigade, ehk kokkulepitud kvaliteedi kriteeriumitele mittevastava toote, teenuse vähendamine tootmise, teenuse pakkumise protsessis ja kvaliteedijuhtimise süsteemi rakendamine, mis samuti nõuab protsesside, eesmärkide täpset kirjeldamist ja kvaliteedi mõõdikute paika panemist, millega hiljem reaalselt saavutatud tulemit võrdlema hakatakse. Kvaliteedijuhtimisesüsteem hõlmab pidevat toote ja teenuse eesmärkidele vastavuse kontrolli, tulemuste analüüsi ja analüüsi tulemustest lähtuvat planeerimise protsessi, kokkulepitud eesmärkidest reaalsete hälvete vähendamiseks. Hea tulemuse annab ka võimalusel vastutusulatuse ja otsustusõiguse suunamine madalamatele juhtimistasanditele, kellelt reaalselt otsust oodatakse just juhtimiskvaliteedi kuluefektiivsuse seisukohast.
Olulise ja väga märkimisväärse tulemuse annavad juhtimises laiapõhjaline infosüsteemide rakendamine. Tähelepanu tuleb pöörata et tulemused mida andmestikes kajastatakse, oleks erinevatel ajaetappidel võrreldavad, ehk nende saamise ja arvestamise meetod oleks igal ajahetkel sama. Siis on igalajahetkel näha kas tehtud juhtimisotsused ja rakendatud tegevused on soovitud tulemuse, seega kokkulepitud eesmärgi saavutanud.
Organisatsioonis peaks ka efektiivsuse eesmärgid olema kokkulepitud, põhjendatud ja kirjeldatud. Probleem on tihti selles, et koostatavad ja nendest genereeritavad andmestikud ei sisalda kuluefektiivsete juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku informatsiooni, nagu efektiivsuse suhtarvud ja trendid ajalõikes. Reeglina peab juht ise neid arvutama hakkama, ning pahatihti ajanappuses jääbki see tegemata. Mille tõttu jääb õigeaegne reageerimine organisatsioonis, turul ja konkreetsete toodete ja teenustega toimuvale juhi poolt tegemata, ning tuleb vastu võtta oluline kahju mida oleks saanud vältida efektiivselt üles ehitatud andmestike ja juhtimise infosüsteemide rakendamisega. Jälgima peab et kogutavad andmestikud sisaldaksid juhtimisotsuste langetamiseks ainult kriitilise tähtsusega ja olulisi andmeid ning nende kogumine ei muutuks aja ja raha kulukamaks kui saavutatav efekt rahas, suur oht on bürokraatia kasvuks, mis võib hakata takistama põhiülesannetega toimetulekut ja seatud eesmärkide saavutamist. Põhiküsimus taandub kuluefektiivses juhtimises protsesside põhjendatusele, nende täpsele loogilisele järjestusele, ülesehitusele ning kvaliteedi kriteeriumite kirjeldusele, regulaarsele analüüsile ning planeerimisele vastavalt turul- ja konkreetsete toodete, teenustega toimuvatele muutustele, kus protsesside suunamine toimub analüüsitulemustest lähtuva regulaarse planeerimise kaudu.
Kuluefektiivse juhtimise ja rakendamise kvaliteedi hindamise seisukohalt on oluline kriteerium: kas meil on võimalik nt. graafikuna igal ajahetkel välja tuua eraldi iga konkreetse toote ja teenuse kohta tekitatud kulu ja tulu kroonide suhet, ehk kulu ja selle efektiivsuse põhjendatust – väljendatuna rahas – kasumi tootlikkuse kaudu – kogu toote või teenuse elutsükli vältel.
Valdo Künnapas
Loyal Partner OÜ
tegevjuht/juhatuse liige
Foto: Flickr.com
Milles seisneb selle, tunnis 2,2 miljonit dollarit tulu teeniva ettevõtte fenomen? Ettetõtates võiks vastata lühidalt, et iga ettevõtte äriedu on lihtne, nagu klaverimäng: selleks tuleb õigel ajal, õiges kohas, vajutada õigele nupule.